Dienstleistungen rund ums Aktenmanagement

Wir bieten für das Aktenmanagement gewerblicher Kunden folgende Dienstleistungen an:

Prozesse

Logistik
Egal ob Abholung Ihrer Akten oder ob Sie den Transport zu uns selbst übernehmen wollen, Sie sind derjenige, der entscheidet. Mit unserem 24h- Logistikservice bringen wir Ihnen Ihre gelagerten Akten spätestens 24 Stunden, nach Ihrem Anruf bei uns, zu Ihnen ins Büro und holen Sie ggf. auch wieder ab.

Verwaltung
Um nicht nur eine reine Lagerdienstleistung anzubieten, bieten wir auch verschiedene Verwaltungsdienstleistungen an- wie z.B.:

  • Aktenerfassung
    Diese Maßnahme umfasst u.A. die Befüllung, Beschriftung und evtl. anfallende Archivierung in einzelne Lagerbehältnisse nach Ihren Vorgaben. (Standardangaben wären z.B. Firmenname, lfd. Karton-Nr., Vernichtungsjahr, Abteilungen/ Bereiche/ Kostenstellen, Bezeichnungen, Jahre von – bis)
  • Aktenregistrierung bei Wareneingang/ Einlagerung
    Sollten wir eine exakte Aktenerfassung vornehmen, registrieren wir diese selbstverständlich auch für Sie. Sie erhalten daraufhin eine genaue Bestandsliste Ihrer Lagerbox. So sehen wir und Sie, wann die Aufbewahrungsfrist abläuft und die Akten ggf. vernichtet werden können.

Lagerung
Wie Sie Ihre Akten lagern wollen, überlassen wir Ihnen. Bei uns gibt es keine festgeschriebenen Prozesse. Individualität kennt bei uns keine Grenzen.

Es bleibt Ihnen überlassen, ob Sie ein geordnetes Archiv wollen, dass Sie regelmäßig pflegen oder ob Sie lediglich eine reine Lagerung in Kartons präferieren. Die Aktenlagerung erfolgt stets sach- und fachgerecht unter Beachtung aller relevanter Voraussetzungen, wie: Sicherheit, Brandschutz und sonstiger möglichen Klima- und Umwelteinflüssen.

Sprechen Sie mit uns und lassen Sie sich beraten!

Akte Digital
Falls Sie Interesse an einer digitalen Archivierung haben, so bieten wir Ihnen diese. Wir arbeiten mit einem hochqualifizierten Unternehmen für Aktendigitalisierung, das alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt, zusammen.

Folgende Leistungen werden angeboten:

  • Akte DIGITAL (Digitalisierte Dokumente befinden sich auf einem an Sie ausgehändigten Datenträger).
  • Akte ONLINE (Digitalisierte Dokumente befinden sich auf einem für Sie eingerichteten hochsicheren Webspace, auf den nur Sie Zugriff haben. Vorteil: Sie haben überall dort, wo Sie über Internet verfügen, Zugriff auf Ihre Akten).
  • Akte DMS (Dokumenten- Management- System. Digitalisierte Dokumente befinden sich in einem System, dass ganz auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist).

Sinnvoll und von uns empfohlen wird eine Hybridlösung. D.h. wichtige Dokumente die Sie regelmäßig benötigen, werden digitalisiert und die “unwichtigeren” Dokumente, die nach gesetzlicher Vorgabe aufbewahrt werden müssen, werden gelagert.
Also eine Mischlösung aus Digitalisierung und Lagerung.

Aktenvernichtung
Am Ende des Lebenszyklus einer Akte steht immer die Vernichtung. Wir übernehmen diese ggf. für Sie nach dem Bundesdatenschutzgesetz und der neuen DIN 66399. Sie erhalten nach erfolgreicher Aktenvernichtung von uns ein Zertifikat über die vernichteten Akten.

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